Styrdokument för
Föreningen Wexio Spelkonvent


Förord
Föreningen Wexio Spelkonvent grundades för att vara en förening som arbetar för
att det varje år skall hållas ett spelkonvent i Växjö kommun, samt informera om och
sprida spelhobbyn till de som ännu inte har tagit den till sig.
Det är givetvis föreningens mål och förhoppning att det under dessa aktiviteter inte
kommer att uppstå någon konflikt, olycka eller annan otrevlig eller farlig händelse,
men om det trots allt skulle bli aktuellt bör det finnas tydliga riktlinjer för hur sådana
situationer skall lösas.
Riktlinjerna har skrivits för att utgöra en trygghet för ledare, deltagare samt anhöriga till
deltagare och visar vilken värdegrund föreningen utgår ifrån i sina aktiviteter.
Föreningen Wexio Spelkonvent kan i texten benämns på olika sätt, såsom föreningen,
Wexio Spelkonvent eller WSK. Alla sådana omskrivningar syftar till Föreningen Wexio
Spelkonvent.


Innehåll
1 Policydokument
1.1 Föreningens värdegrund

1.2 Miljöpolicy
1.3 Jämställdhetspolicy
1.4 Policy för gott uppförande
1.5 Alkohol- och drogpolicy
1.6 Arrangemangssäkerhetspolicy
1.6.1 Arrangemangssäkerhetspolicy - Allmän säkerhet
1.6.2 Arrangemangssäkerhetspolicy - Brandsäkerhet
1.6.3 Arrangemangssäkerhetspolicy - Resesäkerhet
1.7 Dokumenthantering
1.7.1 Dokumenthantering - Styrelsens mötesprotokoll
1.7.2 Dokumenthantering - Allmänna dokument
1.7.3 Dokumenthantering - Styrgruppers mötesprotokoll
1.8 Användning av Facebook och sociala medier
1.9 Styrgrupper och Befattningar
2 Handlingsplaner
2.1 Handlingsplan för alkohol och droger
2.2 Handlingsplan vid mobbning och konflikt
2.3 Handlingsplan vid olycka/akut insjuknande
2.4 Handlingsplan vid avstängning/uteslutning av medlemmar
3 Rollbeskrivning
3.1 Ordförande
3.2 Vice ordförande
3.3 Kassör
3.4 Vice kassör
3.5 Sekreterare
3.6 Kommunikatör
3.7 Samarbetes koordinator
3.8 Bidragsansvarig
3.9 PR ansvarig


1 Policydokument
1.1 Föreningens värdegrund
1. Föreningen Wexio Spelkonvent är en religiöst och politiskt obunden förening som
arbetar för att arrangera spelrelaterade händelser och via dessa informera om och
sprida spelhobbyn.
2. Wexio Spelkonvent anser att allt sådant arbete, och därmed även en sådan
organisation, måste bygga på demokrati, respekt och sunt förnuft.
3. Wexio Spelkonvent tror på allas lika värde, ett fördomsfritt förhållningssätt och en
vilja att göra gott.
1.2 Miljöpolicy
1. Föreningen Wexio Spelkonvent strävar alltid efter att använda sig av alternativ som
begränsar skador på miljö och natur. Vi inser att det är svårt att bedriva verksamhet
som inte på något sätt påverkar miljö och natur, men också att vi genom aktiva val
kan minska den påverkan.
2. Transporter skall helst ske via kollektivtrafik, när möjligt. Vid användning av bil skall
samtransport ske i så stor utsträckning som möjligt. När så är praktiskt skall fordon
utan märkbar miljöpåverkan användas.
3. Vid inköp skall miljöpåverkan alltid tas med i beräkningen. Föreningen skall i så stor
utsträckning som möjligt återanvända befintliga produkter eller handla via second
hand.
4. Föreningen Wexio Spelkonvent skall alltid lämna en plats i samma, eller bättre, skick
än innan aktiviteten inleddes. Sopor skall, i den mån det går, källsorteras.
1.3 Jämställdhetspolicy
1. Föreningen Wexio Spelkonvent strävar alltid efter en rättvis, jämlik och jämställd
miljö. Vare sig ålder, genus, sexuella preferenser, ideologi, etnicitet, funktionshinder,
utseende eller liknande särskiljande faktorer skall väga otillbörlig tyngd vid
beslutsfattning eller ansvarsfördelning. Ej heller skall dessa faktorer utgöra hinder för
deltagande i föreningens aktiviteter.
2. Alla tendenser till diskriminering eller särbehandling skall aktivt motarbetas av
styrelsen och föreningens medlemmar.
3. Föreningen förordar inte positiv särbehandling eller kvotering vid tillsättande av
ansvarsposter, men anser även att en förening med medlemmar från många olika
bakgrunder också kommer att vara en stark och handlingskraftig förening. Därför bör
dessa faktorer alltid tas i beaktande vid ansvarsfördelning.
1.4 Policy för gott uppförande
1. Föreningen Wexio Spelkonvent strävar alltid efter att vara en trevlig förening med ett
välkomnande klimat.
2. Vid all verksamhet som sker i Wexio Spelkonventet regi skall samtliga företrädare för
föreningen uppmuntra deltagarna till ett trevligt, respektfullt och gladlynt beteende.
3. Alla personer som i någon kapacitet företräder Wexio Spelkonvent måste förstå att
deras individuella beteenden påverkar andras uppfattning om föreningen och att all
interaktion med individer, grupper eller organisationer måste vara föredömlig.
1.5 Alkohol- och drogpolicy
1. Föreningen Wexio Spelkonvent strävar alltid efter att vara en trygg förening för såväl
medlemmar som anhöriga till medlemmar. Svensk lag gäller givetvis inom föreningen
och vi tar tydligt avstånd från alla illegala droger. Såväl möten som aktiviteter
arrangerade av Wexio Spelkonvent skall alltid vara alkohol- och narkotikafria.
2. Deltagare som är märkbart påverkade avvisas omedelbart från aktiviteten om med-
3. lemmar kan. Vid grov eller upprepad överträdelse kan person bli avstängd från
föreningen och dess aktiviteter.
4. Deltagare som måste avvisas bekostar själva eventuella resor eller andra kostnader i
samband med avhysningen. Erlagt inträde, anmälningsavgift eller liknande avgifter
återbetalas ej.
1.6 Arrangemangssäkerhetspolicy
1. Grundstenen i Föreningen Wexio Spelkonvents verksamhet är publika arrangemang
av olika slag. Deltagare och anhöriga till deltagare skall alltid kunna känna att
arrangemanget är tryggt och säkert. Givetvis kan vi aldrig garantera att olyckor inte
kommer att ske, men vi kan förebygga olyckor samt hålla ledare och deltagare
uppdaterade i hur de skall agera i skarpa situationer.
2. Vid större arrangemang skall det alltid finnas en vaken person på plats som är utsatt
ansvarig för säkerhet.
3. Vid mindre arrangemang tar befintliga ledare ett kollektivt ansvar.
1.6.1 Arrangemangssäkerhetspolicy - Allmän säkerhet
1. Ledare skall alltid ha tillgång till en fungerande mobiltelefon. Vid aktiviteter med barn
som äger rum långt från tätorter eller andra platser där snabb hjälp kan fås skall
ledare ha nära tillgång till minst en bil. Ledare skall även känna till närområdet där
den aktuella aktiviteten äger rum för att på bästa sätt kunna förebygga olyckor.
1.6.2 Arrangemangssäkerhetspolicy - Brandsäkerhet
1. Vid aktivitet inomhus skall samtliga ledare känna till aktuella nödutgångar och
utrymningsplaner. Det är ledarna som ansvarar för att en eventuell utrymning sker på
ett ordnat sätt och för efterföljande upprop vid samlingsplats.
2. Vid aktivitet utomhus ska ledare känna till närmaste vattenkälla, se till att eldstäder
och andra öppna lågor är säkrade samt se till att släckningsmöjligheter lättillgängligt.
1.6.3 Arrangemangssäkerhetspolicy - Resesäkerhet
1. Vid resor ska utsedda förare alltid vara utbildade och inneha giltigt förarbevis på det
fordon som framförs. Förare ska följa svensk lag samt visa gott omdöme i trafiken
och omtanke för medresenärer och medtrafikanter.
2. Vid längre resor ska en kort rast tas minst varannan timma.
1.7 Dokumenthantering
1. Grundläggande hantering av dokument rörande föreningen.
1.7.1 Dokumenthantering - Styrelsens mötesprotokoll
1. Styrelsens mötesprotokoll är inte offentlig handling om inte stadgan eller
årsmötesbeslut fastställer att det skall behandlas som offentlig handling.
2. Om styrelsens mötesprotokoll fastställs som offentlig handling skall styrelsens
mötesprotokoll formuleras på sådant vis att den skydda medlemmar och deras
information enhetligt med PUL (Personuppgiftslagen).
3. Medlemmar som vill ta del av styrelsens mötesprotokoll ansöka om att få delaktighet.
Styrelsen skall ta beslut om medlemmen skall få ta del av styrelsemötesprotokoll i
fråga. Vid konflikt i beslut skall detta lösas vid årsmöte eller extrainsatt årsmöte.
4. Varje styrelsemötesprotokoll skall begäras och hanteras separat.
5. Om medlem blir godkänd att bli delgiven information om protokollet är den skyldig att
inte föra den informationen vidare till obehöriga.
6. Obehöriga anses följande: icke-medlemmar och medlemmar som inte har fått
styrelsens godkännande att delges information av styrelsens mötesprotokoll.
7. Vid väckande av brott skall rättsmyndigheter bli tilldelade styrelsens mötesprotokoll
enhetligt mot Svensk lag.
8. Om medlem blir godkänd att bli delgiven information av protokoll skall protokollet
omformulerad för att skydda medlemmar och dess information som har uppdagats i
styrelsens mötesprotokoll.
1.7.2 Dokumenthantering - Allmänna dokument
1. Allmänna dokument är dokument som skall finnas tillgängliga för medlemmar att
läsa.
2. De dokument som skall hänvisas till allmänna dokument är följande:
Årsmötesprotokoll, Föreningen stadga, Föreningens policys och allmän information
som berör föreningen och dess medlemmarna.
3. I Allmänna dokument skall ingen känslig information finnas dokumenterat. Detta
innefattar information om medlemmar som inte medlemmen i fråga själv har godkänt,
information som bryter mot PUL (Personuppgiftslagen) och information som anses
skadlig för föreningen och föreningens fortsatta arbete.
4. Dokumenten skall vara för alla medlemmarnas beskådning men skall endast kunna
redigeras av sittande styrelse eller medlemmar som delegerats arbete att redigera
dokumenten.
5. Sittande styrelse har ansvaret för att dokumenten är uppdaterade och korrekta.
1.7.3 Dokumenthantering - Styrgruppers mötesprotokoll
1. Styrgruppers mötesprotokoll är inte offentlig handling om inte stadgan eller
årsmötesbeslut fastställer att det skall behandlas som offentlig handling.
2. Styrelsen skall ha tillgång till styrgruppers mötesprotokoll.
3. Medlemmar som vill ta del av styrgruppers mötesprotokoll ansöka om att få
delaktighet. Styrelsen skall ta beslut om medlemmen skall få ta del av styrgruppers
mötesprotokoll i fråga. Vid konflikt i beslut skall detta lösas vid årsmöte eller
extrainsatt årsmöte.
4. Varje styrgrupps mötesprotokoll skall begäras och hanteras separat.
5. Om medlem blir godkänd att bli delgiven information om protokollet är den skyldig att
inte föra den informationen vidare till obehöriga.
6. Obehöriga anses följande: icke-medlemmar och medlemmar som inte har fått
styrelsens godkännande att delges information av styrgruppers mötesprotokoll.
1.8 Användning av Facebook och sociala medier
1. Instanser av Facebook och andra sociala medier som använder sig av Föreningen
WSK namn eller i roll som förespråkare för Föreningen WSK skall inte sprida
följande:
a. Förtal
b. Personangrepp
c. Mobbning
d. Främlingsfientlighet
e. Personinformation som inte godkänd av personen i fråga
f. Negativ publicitet för Föreningen WSK och dess konvent

2. Offentliga meddelanden på Facebook och andra sociala medier skall förespråka bra
ordval, positiv attityd och följa föreningens policys som t.ex. policy om jämställdhet.
1.9 Styrgrupper och Befattningar
1. En person som inte är inhyrda men sätts på en befattning skall automatiskt bli
medlem i Föreningen WSK. Personen måste aktivt avsäga sig medlemskap ifall de
inte vill bli medlem i föreningen men fortfarande agera sin befattning.
2. Definition av befattning innebär en roll i en eller flera styrgrupper såsom
planeringsgruppen.
3. En person som har en befattning skall läsa igenom föreningens policy och stadga.
Personen skall därefter skriva under att personen i fråga har läst och förstått
dokumentens innehåll. Efter att befattningen har haft sin mandattid skall kontraktet
rivas.


2 Handlingsplaner
1. I texterna innefattar termen ledare alla former av positioner med ansvarsställning
gentemot aktiviteten. Det kan t.ex. handla om arrangörer, passchefer eller spelledare.
2.1 Handlingsplan för alkohol och droger
1. Det är den ansvarige ledaren för aktiviteten som skall se till att föreningens alkohol och
drogpolicy följs. Skulle brott mot policyn upptäckas skall följande plan utföras:
A. Diskutera med personen Ofta kan ett lugnande samtal avhjälpa större
konflikter, men se också till att hålla på säkerheten; ingen tycker om att bli
trängd.
B. Ta reda på vad som har hänt och varför. Följ upp samtalet senare och visa
policydokumenten.
C. Förklara varför reglerna finns.
2. Skulle brott mot policyn även utgöra ett brott mot lagen skall polis tillkallas så snart
som möjligt, i enlighet med lagen om anmälningsplikt.
3. Skulle brott mot policyn begås av någon som är minderårig skall dennes
vårdnadshavare kontaktas.
4. Styrelsen måste veta vad som händer inom föreningen för att kunna lösa och
förebygga problem. Rapportens omfattning skall spegla förseelserna.
5. Vid brott mot alkohol- och drogpolicyn skall även fråga om uteslutning lyftas och en
granskning skall genomföras.
2.2 Handlingsplan vid mobbning och konflikt
1. Vid situationer där konflikt eller mobbning uppstår skall ansvarig ledare;
A. Stoppa omedelbar konflikt I de fall en konflikt är fysisk eller verbal skall
parterna separeras. Detta skall ske i enlighet med lagen om nödvärn. Polis
skall tillkallas om hotbilden är stor eller brott har begåtts.
B. Samtala med samtliga inblandade parter Det är viktigt att samtliga sidor får
lägga fram sin version av det inträffade och att ledaren inte tar någon sida i
konflikten.
C. Tillsammans med de inblandade ta fram en lösning på konflikten En lösning
har nåtts när samtliga parter har accepterat lösningen. Ledaren måste i detta
förhålla sig neutral och se till att samtliga parters behov blir tillgodosedda. Om
en lösning inte kan tas fram skall konflikten lämnas över till vårdnadshavare,
polis eller parterna själva; ledaren avgör vilket som passar bäst.
D. Informera styrelsen Styrelsen måste veta vad som händer inom föreningen för
att kunna lösa och förebygga problem. Rapportens omfattning skall spegla
förseelserna.
E. Ledaren skall alltid behålla lugn och objektivitet vid hantering av konflikter.
Samtliga inblandade parter måste få göra sina röster hörda hos en neutral
part.
F. Om ledaren är involverad i konflikten skall en annan ledare eller styrelsen
kopplas in.
2. Styrelsen skall efter en incident rapporterats göra en uppföljning samt, i de fall
endera parten är omyndig, informera berörda vårdnadshavare. Ledare och styrelse
har i alla konflikts- och mobbningsrelaterade frågor tystnadsplikt och sekretess gäller
för berörda skrivna dokument. Om styrelsen anser förseelsen som allvarlig skall även
fråga om uteslutning lyftas och en granskning skall genomföras.
3. Wexio Spelkonvent är en arrangörsförening och skall inte inta en alltför starkt
fostrande eller styrande roll gentemot deltagare. Därför skall föreningen heller inte
försöka lösa konflikter som inte direkt påverkar föreningens verksamhet. Föreningen
skall ta ansvar för medlemmar och deltagare under pågående aktivitet, men kan och
bör inte ansvara för dem utanför ramen för föreningsverksamheten.
2.3 Handlingsplan vid olycka/akut insjuknande
1. Vid aktiviteter anordnade av Wexio Spelkonvent skall, vid behov och om det är
praktiskt genomförbart, en lista uppföras på deltagarnas allergier och liknande akuta
sjukdomar och besvär. Listan skall finnas lättillgänglig för samtliga ledare.
2. En skadad eller sjuk person skall aldrig lämnas utan tillsyn. Skador och sjukdomar
skall avdramatiseras men får aldrig bagatelliseras. Skadade eller sjuka personer
skall, om möjligt, uppmanas att fortsätta delta i aktiviteten. Vid lättare skador;
a. Plåstra om. Detta kan göras av vem som helst.
b. Mindre skador skall avdramatiseras.
c. Den skadade bör dock få en uppmaning att ta det lugnt.
3. Vid svårare skador
a. Administrera första hjälpen. Detta skall om möjligt göras av utbildad personal,
men även outbildad hjälp är bättre än ingen. Vid behov skall
räddningspersonal tillkallas.
b. Även större skador skall avdramatiseras. Den skadade skall lugnas.
c. Den skadade skall alltid köras till akuten.
d. Om den skadade är omyndig skall berörda vårdnadshavare kontaktas.
4. Vid akut insjuknande
a. Administrera första hjälpen. Detta skall, om möjligt, göras av utbildad
personal.
b. Så mycket som möjligt skall tas reda på om insjuknandet för att underlätta för
sjukvårdspersonal.
c. Sjukvårdspersonal skall alltid kontaktas och vid behov även tillkallas.
d. Den skadade skall vid behov köras till akuten.
e. Om den sjuke är omyndig skall berörda vårdnadshavare kontaktas.
5. När en utförd aktivitet redovisas för styrelsen skall svårare olyckor och sjukdomsfall
tas upp.
6. Ledare och styrelse har i alla olycks- och sjukdomsrelaterade frågor tystnadsplikt och
sekretess gäller för berörda skrivna dokument.
2.4 Handlingsplan vid avstängning/uteslutning av medlemmar
1. Begäran om avstängning/uteslutning kommer in till styrelsen.
2. Samtliga medlemmar i föreningen kan skicka in en begäran om uteslutning. Sådan
begäran skall komma in skriftligen till styrelsen och skall innehålla information om
varför begäran görs, vem begäran gäller samt vem som ställt begäran. För att skydda
berörda parter skall en begäran om uteslutning ses som internt styrelsematerial och
inte som offentligt dokument.
3. Styrelsen skall granska ärendet. Med begäran som underlag skall styrelsen granska
ärendet. I denna granskning skall samtal med samtliga berörda parter initieras och
nödvändig utredning av situationen utföras.
4. Styrelsen får i detta ärende ej ta orimligt lång eller kort tid i anspråk; granskningen
skall utföras skyndsamt men grundligt.
5. Om möjligt skall styrelsen hitta andra alternativ till uteslutning.
6. Styrelsen kommer med ett utlåtande om avstängning från aktiviteter.
7. När granskningen är över och styrelsen har nått ett resultat så skall de, till berörda
parter, ställa fram ett utlåtande. Styrelsen får ensamt inte utesluta medlemmar men
endast stänga av medlemmen tills vidare och föra ärendet till nästa årsmöte där det
skall tas upp som en egen fråga.
8. Berörda parter får tillfälle a överklaga. När ett utlåtande har gjorts får berörda parter
två veckor på sig att överklaga det preliminära beslutet. Vid fastställande av det
slutgiltiga beslutet skall eventuella överklaganden tas i beaktning.
9. Styrelsen kommer med ett beslut. Styrelsen fattar ett beslut och berörda parter
informeras. Vid beslut om avstängning stängs den granskade personen av från
föreningens samtliga aktiviteter under en begränsad tid. Erlagda avgifter återbetalas
ej. Vid beslut om ej avstängning läggs ärendet ner och samma begäran kan ej ställas
under loppet av en månad. Styrelsens beslut är slutgiltigt men gäller bara i en
begränsad tid som ej får överstiga ett verksamhetsår.
10. Vid beslut om uteslutning stängs den granskade medlemmen av från förenings
samtliga aktiviteter fram till nästkommande årsmöte. Erlagda avgifter återbetalas ej.
Ärendet tas upp som en egen punkt på dagordningen under nästkommande årsmöte
och den granskade medlemmen får tillfälle att föra sina talan under samma möte.
Årsmötets beslut är slutgiltigt. Vid beslut om ej uteslutning läggs ärendet ner och den
granskade medlemmen återfår sina medlemsrättigheter.
Enkel granskning
Styrelsen kan även besluta om att genomföra en enkel granskning av ärendet i de fall
en full granskning anses vara överflödig. En enkel granskning består av att punkten
diskuteras på ett styrelsemöte och att styrelsen fattar ett beslut direkt. Beslut fattade
som resultat av en enkel granskning får endast vara beslut om ej avstängning/uteslutning
eller beslut om full granskning.


3 Rollbeskrivning
1. Beskrivning om vad varje roll i föreningen har för ansvarsområden.
3.1 Ordförande
1. Skall kalla till styrelsemöten och assistera vid årsmöten.
2. Bär den avgörande rösten ifall det bli lika i röstning på styrelsemöten.
3. Skall agera som kontaktperson för Föreningen WSK och dess konvent där ansvarig
kontaktperson saknas eller tillfälligt är frånvarande.
4. Skall stå som firmatecknare.
3.2 Vice ordförande
1. Skall agera ordförande när ordinarie ordförande inte kan medverka pga sjukdom,
skada eller liknande.
2. Assistera som stöd till ordförande.
3. Kan delegeras ansvar från ordförandens roll vid behov.
4. Om ordinarie ordförande avslutar sin roll som föreningsordförande innan mandattiden
är passerad skall vice ordförande gå in som ordförande. Styrelsen skall besluta om
ny person skall gå in som vice ordförande om detta sker.
3.3 Kassör
1. Ansvarar för föreningens ekonomi och dess bokföring.
2. Ansvarar före föreningens betalkort.
3. Skall stå som firmatecknare.
4. Ansvarar för att olika evenemang och tillställningar får det ekonomiska stöd de
behöver enligt styrelsen beslut.
3.4 Vice kassör
1. Skall agera kassör när ordinarie kassör inte kan medverka pga sjukdom, skada eller
liknande.
2. Assistera som stöd till kassör
3. Kan delegeras ansvar från kassörs roll vid behov.
4. Om ordinarie kassör avslutar sin roll som föreningskassör innan mandattiden är
passerad skall vice kassör gå in som kassör. Styrelsen skall besluta om ny person
skall gå in som vice kassör om detta sker.
3.5 Sekreterare
1. Skall skapa styrelsens mötesprotokoll vid styrelsemöten.
2. Ansvarar för omformulering av protokoll vid delgivning av protokoll till medlemmar
enligt styrdokument Policy, stycke Protokollhantering, styrelseprotokoll.
3. Skall delegera ansvar att skapa styrelsemötesprotokoll om sekreterare inte kan
närvara vid styrelsemöten.
3.6 Kommunikatör
1. Upprätthålla en kommunikation med medlemmar via sociala medier enligt
styrdokument
2. Sprida PR och positiva meddelanden om WSK och dess konvent
3. Besvara frågor och meddelanden i den mån som kans. Vid behov skall
kommunikatör samråda med en eller flera ur föreningsstyrelsen.
4. Agera kommunikatör mellan styrelsen och styrgrupper såsom planeringsgrupper
5. Är ej bunden att vara i sittande styrelse.
3.7 Samarbets koordinator
1. Ansvarar för headhunting av samarbetspartners för WSK konvent och andra större
evenemang kopplat till WSKs förening.
2. Definition av samarbetspartners är sponsorer, andra föreningar, butiker, arrangörer
och andra intressenter relevanta för WSKs konvent och förening.
3. Kommunicera samarbetspartners behov och frågor till styrelsen och/eller berörd
styrgrupp.
4. Är ej bunden att vara i sittande styrelse.
3.8 Bidragsansvarig
1. Ansvarar för att söka upp och ansöka om bidrag till föreningen och dess konvent.
Aktiv sökande av bidrag uppmuntras.
2. Denna roll föreslås till kassör men kan ges till andra medlemmar i föreningsstyrelsen.
3.9 PR ansvarig
1. Ansvarar för spridning av Föreningen WSK och dess konvent.
2. Ansvarar för att tillräckligt med material för PR finns tillgänglig. Om tillräckligt material
saknas skall den ansvariga beställa nytt
3. Definition av PR material är planscher, pamfletter, banderoller och liknande.
4. Är ej bunden att vara i sittande styrelse.